System zgłaszania nieprawidłowości

System zgłaszania nieprawidłowości FFT

System zgłaszania nieprawidłowości FFT umożliwia pracownikom spółek grupy FFT, partnerom biznesowym i interesariuszom zgłaszanie potencjalnych naruszeń zasad za pośrednictwem utworzonego punktu zgłoszeń. Istnieje również możliwość zgłoszenia naruszenia do zewnętrznego prawnika pełniącego rolę ombudsmana. System ten służy ujawnianiu nieprawidłowości i ryzyk w FFT, aby chronić pracowników, firmę oraz podmioty zewnętrzne przed ewentualnymi szkodami.

Dalsze informacje na temat zakresu zastosowania, sposobu korzystania, Państwa praw oraz przetwarzania danych znajdą Państwo w naszej Polityce dotyczącej zgłaszania nieprawidłowości oraz w obowiązującym Regulaminie

Skorzystaj z danych kontaktowych punktów zgłoszeń, aby zgłaszać obawy dotyczące niewłaściwego postępowania, które może mieć wpływ na naszą firmę, dobro pracowników lub osób trzecich.

Informacje obowiązkowe zgodnie z art. 13 RODO

dotyczące przetwarzania Państwa danych w ramach naszego systemu zgłaszania nieprawidłowości

Ochrona danych osobowych naszych sygnalistów jest dla nas priorytetem.
Dlatego przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa danych.


I. Dane kontaktowe administratora danych

Administratorem danych w rozumieniu Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) oraz innych krajowych ustaw o ochronie danych państw członkowskich, jak również innych przepisów dotyczących ochrony danych, jest:

FFT Produktionssysteme GmbH & Co. KG
reprezentowana przez komplementariusza Flexible Fertigungstechnik GmbH, Mücke.
Dyrektorzy zarządzający: Tristan Pfurr, Hagen Dickert, Volker Stark
Tel.: +49 661 2926-0; E-Mail: info(at)fft.de

II. Dane kontaktowe zewnętrznego inspektora ochrony danych

BerIsDa GmbH, Rangstraße 9, 36037 Fulda
Tel.: +49 661 29698090; E-Mail: datenschutz(at)berisda.de


III. Dane kontaktowe wewnętrznych punktów zgłoszeń

Intern: FFT Produktionssysteme: Dział Prawny i Zgodności (Legal & Compliance)
Tel.: +49 661 2926 -292 oder -2921; E-Mail: whistleblower(at)fft.de

Ausgelagert: Kancelaria adwokacka Cornea & Franz: adwokat dr Stephan Wübbelsmann
Tel.: +49 661 901644-0; E-Mail: ombudsstelle-fft(at)cornea-franz.de

IV. Opis przetwarzania

1. Opis i zakres przetwarzania danych
Poprzez nasze punkty zgłoszeń oferujemy Państwu możliwość skontaktowania się z nami i zgłoszenia potencjalnych naruszeń zgodności lub przepisów prawa.
Wykorzystujemy informacje podane przez Państwa w ramach naszego systemu zgłaszania nieprawidłowości w celu weryfikacji i dokumentacji zgłoszeń, a także do wewnętrznych i zewnętrznych postępowań wyjaśniających (w tym przekazywania danych zewnętrznym prawnikom, biegłym rewidentom lub innym specjalistom zobowiązanym do zachowania poufności) oraz, w razie potrzeby, do przekazania ich organom państwowym.
Za pośrednictwem zewnętrznego punktu zgłoszeń mogą Państwo przekazać swoje zgłoszenie bez podawania danych osobowych. Jeśli zdecydują się Państwo ujawnić swoją tożsamość wobec punktu zgłoszeń, obowiązują poniższe informacje dotyczące ochrony danych. Przetwarzamy wyłącznie dane, które Państwo aktywnie i dobrowolnie nam przekażą. Nie ma konieczności podawania imienia, nazwiska ani danych kontaktowych – zgłoszenie zostanie mimo to sprawdzone i rozpatrzone. Gwarantujemy wszystkim zgłaszającym poufną obsługę sprawy.
Die Udostępnienie Podanie Państwa danych osobowych nie jest ani wymogiem prawnym, ani umownym. Nie istnieje obowiązek ich udostępnienia. Brak podania danych osobowych może jednak skutkować tym, że nie będziemy mogli informować Państwa o przebiegu dochodzenia, a zgłoszenia mogą nie zostać odpowiednio przeanalizowane lub rozpatrzone, np. jeśli do podjęcia dalszych działań konieczne będzie ujawnienie Państwa tożsamości na podstawie zgody lub uzyskanie dodatkowych informacji.Do przetwarzania przekazanych przez Państwa danych nie stosuje się w pełni zautomatyzowanego podejmowania decyzji (w tym profilowania) zgodnie z art. 22 RODO.

2. Podstawa prawna przetwarzania.
Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. c RODO oraz §§ 10 i kolejne HinSchG w celu wypełnienia obowiązku prawnego, któremu podlega administrator danych.
Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych przez punkt zgłoszeń odbywa się na podstawie § 10 HinSchG w związku z art. 9 ust. 2 RODO. Administrator danych jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych, jeśli jest to konieczne do realizacji zadań wynikających z §§ 13 i 14 HinSchG.
Podstawą prawną przetwarzania danych oraz ujawnienia Państwa tożsamości jest zgoda sygnalisty zgodnie z art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. a RODO, art. 9 ust. 2 lit. a RODO oraz §§ 9 ust. 3, 11 ust. 2, 16 ust. 3 HinSchG. Po wycofaniu zgody dane są przechowywane w celach dowodowych oraz ochrony przed roszczeniami (przechowywanie informacji o wycofaniu zgody) na podstawie art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. f RODO. Przetwarzanie danych w naszym systemie LECARE odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. f RODO.

3. Cel przetwarzania
Przetwarzanie danych osobowych służy spełnieniu wymagań prawnych określonych w Ustawie o ochronie sygnalistów (HinSchG). Informacje przekazane przez Państwa w ramach naszego systemu zgłaszania nieprawidłowości są wykorzystywane w celu ich weryfikacji i dokumentacji (§ 11 HinSchG) oraz do prowadzenia wewnętrznych i zewnętrznych dochodzeń. Ponadto, na warunkach określonych w § 9 ust. 1 i 2 HinSchG, dane mogą być przekazywane właściwym organom.
Jeśli udzielili nam Państwo zgody na ujawnienie swojej tożsamości, przekazujemy informacje o niej odpowiednim organom w celu podjęcia działań następczych (§ 9 ust. 3 HinSchG). Dotyczy to również sytuacji, w których otrzymamy zgodę od osób będących przedmiotem zgłoszenia lub innych osób wymienionych w zgłoszeniu (§ 9 ust. 4 HinSchG). Informujemy Państwa lub te osoby o takim przekazaniu danych oddzielnie podczas uzyskiwania zgody. Przechowywanie informacji o wycofaniu zgody odbywa się w celu wykazania wcześniej udzielonych zgód po ich cofnięciu, co pozwala na obronę przed ewentualnymi roszczeniami.
Przetwarzanie danych odbywa się w celu koordynacji zgłoszeń, organizacji ich obsługi oraz śledzenia, a także w celu ochrony bezpieczeństwa naszych sygnalistów i minimalizowania ryzyk związanych z bezpieczeństwem. W tych celach leży również nasz uzasadniony interes w przetwarzaniu danych osobowych zgodnie z art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. f RODO.

4. Czas przetwarzania i przechowywania, prawo sprzeciwu, cofnięcia zgody oraz możliwość usunięcia danych.
Zebrane dane osobowe oraz dokumentacja są usuwane trzy lata po zakończeniu postępowania (§ 11 ust. 5 HinSchG).
Ponadto przekazane przez Państwa dane są przetwarzane tak długo, jak przewidują to wymogi prawne lub jak jest to konieczne do spełnienia obowiązków przechowywania danych bądź wykazania przestrzegania obowiązków informacyjnych i zgłaszania.
Mają Państwo prawo w dowolnym momencie wycofać swoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody można przesłać e-mailem lub pocztą do administratora danych. Po ustaniu celu przetwarzania lub wycofaniu zgody, dane przekazane przez Państwa będą przetwarzane wyłącznie w celu spełnienia ustawowych obowiązków przechowywania danych lub na podstawie naszego uzasadnionego interesu. Ponadto możemy przechowywać informacje o cofniętych zgodach przez okres do trzech lat na podstawie naszego uzasadnionego interesu, aby móc wykazać wcześniejsze udzielenie zgody. Mogą Państwo sprzeciwić się przechowywaniu tych danych, jeśli Państwa interesy przeważają nad naszym uzasadnionym interesem.

5. Odbiorcy danych
Do wewnętrznego systemu dokumentacji dostęp mają wyłącznie uprawnione osoby z działu Prawnego i Zgodności (Legal & Compliance). W trakcie dochodzenia wewnątrz naszej firmy dostęp do Państwa danych osobowych mogą uzyskać jednostki i działy, które potrzebują tych danych do wypełnienia naszych obowiązków prawnych lub realizacji wspomnianych celów oraz są upoważnione do ich przetwarzania. Dotyczy to w szczególności zarządu, przedstawicieli pracowników, inspektora ochrony danych, inspektora bezpieczeństwa informacji, działu personalnego oraz punktu zgłoszeń.
W ramach realizacji usług mogą zostać zaangażowani podmioty przetwarzające, które wspierają w wypełnianiu zobowiązań umownych. Współpraca odbywa się z dostawcami usług, takimi jak firmy świadczące usługi w zakresie utrzymania systemów IT (tzw. podmioty przetwarzające). Ci dostawcy działają wyłącznie zgodnie z instrukcjami i są związani umowami dotyczącymi ochrony danych.
zobowiązani do przestrzegania obowiązujących wymogów ochrony danych na mocy przewidzianej prawem umowy o powierzenie przetwarzania danych.
Z zewnętrznym wewnętrznym punktem zgłoszeń zgodnie z § 14 HinSchG zawarliśmy umowę na realizację zadań wewnętrznego punktu zgłoszeń dla FFT Produktionssysteme GmbH & Co. KG. Przetwarzanie danych odbywa się w ramach wspólnej odpowiedzialności zgodnie z art. 26 RODO.
Jeśli osoby, których dane dotyczą, nie są zatrudnione w FFT Produktionssysteme GmbH & Co. KG, lecz w innej spółce należącej do grupy, ich dane są przekazywane do dalszego przetwarzania.
do FFT Produktionssysteme GmbH & Co. KG, do działu Legal & Compliance, ponieważ w naszej grupie przedsiębiorstw to tam odbywa się przetwarzanie danych w związku z tymi zgłoszeniami.
zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów realizowane centralnie dla powiązanych przedsiębiorstw w grupie. Zawarliśmy umowę o realizację zadań wewnętrznego punktu zgłoszeń z pracodawcą w ramach wspólnej odpowiedzialności na podstawie art. 26 RODO w odniesieniu do przetwarzania danych osób, których to dotyczy.
W razie potrzeby przekazujemy dane osobowe organom państwowym (takim jak policja, prokuratura, sądy czy organy nadzorcze) lub zewnętrznym prawnikom, biegłym rewidentom.
lub innym profesjonalistom zobowiązanym do zachowania poufności, o ile istnieje prawny obowiązek zgodnie z art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. c RODO lub jest to konieczne zgodnie z art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. f RODO w celu dochodzenia, wykonywania lub obrony roszczeń prawnych, a także jeśli nie istnieją przesłanki wskazujące, że nasi sygnaliści mają nadrzędny interes w nieprzekazywaniu danych. W przypadku przekazania informacji o tożsamości osoby zgłaszającej lub innych okoliczności umożliwiających jej identyfikację organom ścigania lub na podstawie decyzji sądowej, poinformujemy Państwa z wyprzedzeniem o tej transmisji i podamy powody jej dokonania, o ile właściwy organ lub sąd nie poinformuje, że taka informacja mogłaby zagrozić odpowiedniemu dochodzeniu, śledztwu lub postępowaniu sądowemu.
Przekazanie odbywa się, jeśli to możliwe, bez podawania danych osobowych.

6. Przekazywanie danych do państw trzecich.
Przekazywanie danych przekazanych przez Państwa do państw trzecich odbywa się bez ujawniania danych osobowych i wyłącznie w sytuacjach, gdy jest to konieczne ze względu na powiązanie sprawy z państwem trzecim. Jeśli dochodzenie dotyczy również spółek należących do grupy w państwie trzecim, poinformujemy Państwa o tym i uzyskamy zgodę na przekazanie Państwa danych osobowych.

V. Prawa osoby, której dane dotyczą

Jeśli przetwarzamy Państwa dane osobowe, przysługują Państwu następujące prawa wobec nas jako administratora danych:

1. Prawo do informacji, art. 15 RODO
W ramach obowiązujących przepisów prawa mają Państwo prawo do (nieodpłatnej) informacji na temat swoich zbieranych i przechowywanych danych osobowych w dowolnym momencie. Obejmuje to m.in. informacje o celach przetwarzania, źródle danych, odbiorcach, okresie przechowywania oraz o przysługujących Państwu różnych prawach.

2. Prawo do sprostowania, art. 16 RODO
Mają Państwo prawo zażądać od administratora danych sprostowania (w tym uzupełnienia) swoich danych, jeśli przetwarzane dane osobowe są nieprawidłowe lub niekompletne w odniesieniu do celu przetwarzania. Administrator danych jest zobowiązany do niezwłocznego dokonania sprostowania.

3. Prawo do usunięcia danych, art. 17 RODO
Mogą Państwo w każdej chwili zażądać usunięcia swoich danych osobowych na warunkach określonych w art. 17 RODO, chyba że istnieją okoliczności, które uprawniają lub zobowiązują administratora danych do dalszego przetwarzania Państwa danych osobowych (np. ustawowe obowiązki przechowywania danych).

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania, art. 18 RODO
W przypadku spełnienia ustawowych przesłanek mogą Państwo zażądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych w zakresie określonym w art. 18 RODO.

5. Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
Haben Sie uns personenbezogene Daten bereitgestellt, so haben Sie im Umfang von Art. 20 DSGVO ein Recht auf Übertragung der von Ihnen bereitgestellten Daten.

6. Prawo do przenoszenia danych, art. 20 RODO
Mają Państwo prawo sprzeciwić się przetwarzaniu danych na podstawie uzasadnionego interesu, podając powody wynikające z Państwa szczególnej sytuacji.

7. Prawo do cofnięcia zgody, art. 7 ust. 3 RODO
Mają Państwo prawo w dowolnym momencie cofnąć swoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed jej cofnięciem. Cofnięcie zgody można przesłać e-mailem lub pocztą do administratora danych.

8. Prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego.
Niezależnie od innych administracyjnych lub sądowych środków prawnych, mają Państwo prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych, w szczególności w państwie członkowskim swojego miejsca zamieszkania, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia, jeśli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.

Organ nadzorczy odpowiedzialny za nas to: Heski Pełnomocnik ds. Ochrony Danych Osobowych i Wolności Informacji Gustav-Stresemann-Ring 1 65189 Wiesbaden. Jeśli przebywają Państwo w innym kraju związkowym lub poza Niemcami, mogą Państwo również skontaktować się z lokalnym organem ochrony danych.