Notificación de posibles infracciones de las normas Sistema de denuncia de irregularidades

Sobre el tratamiento de sus datos en el marco de nuestro sistema de denuncia de irregularidades Información obligatoria de conformidad con el artículo 13 del RGPD

La protección de los datos personales de nuestros denunciantes es importante para nosotros.
Por ello, tratamos los datos personales de conformidad con las disposiciones legales aplicables en materia de protección de datos personales y seguridad de los datos.

I. Datos de contacto del responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento en el sentido del Reglamento General de Protección de Datos y otras leyes nacionales de protección de datos de los estados miembros, así como otras normas de protección de datos es:

FFT Produktionssysteme GmbH & Co. KG
representada por el socio general FFT GmbH, Fulda.
Directores: Tristan Pfurr, Hagen Dickert, Volker Stark
Teléfono: +49 661 2926-0; correo electrónico: info(at)fft.de

II Datos de contacto del responsable externo de la protección de datos

BerIsDaGmbH
Petersberger Straße 57a
36037 Fulda

Teléfono: +49 661 29698090
Correo electrónico: datenschutz(at)berisda.de

III Datos de contacto de los centros de información internos

Interno: los Sistemas de Producción de FFT: Departamento Jurídico y de Cumplimiento
Teléfono: +49 661 2926 -292 o -2921; correo electrónico: whistleblower(at)fft.de

Externalizado : Bufete de abogados Cornea & Franz: Abogado Dr. Stephan Wübbelsmann
Teléfono: +49 661 901644-0; e-mail: ombudsstelle-fft(at)cornea-franz.de

IV. Descripción del tratamiento

1. descripción y alcance del tratamiento de datos
A través de nuestros centros de notificación, le ofrecemos la oportunidad de ponerse en contacto con nosotros y notificarnos posibles indicios de cumplimiento e infracciones legales.
Utilizamos la información que nos proporciona como parte de nuestro sistema de denuncia con el fin de revisar y documentar las denuncias, así como para investigaciones internas y externas (incluida la divulgación a abogados externos, auditores u otros profesionales sujetos al secreto profesional) y, en caso necesario, para la divulgación a organismos gubernamentales.
Puede enviar su informe al Centro de Denuncias a través del Centro de Denuncias subcontratado sin proporcionar ningún dato personal. Si revela su identidad al Centro de Denuncias, se aplicará la siguiente información sobre protección de datos. Sólo procesamos los datos que usted nos facilita de forma activa y voluntaria. No es necesario que nos facilite su nombre ni sus datos de contacto; no obstante, su denuncia será comprobada y procesada. Garantizamos que todos los denunciantes serán tratados confidencialmente.
El suministro de sus datos personales no es legal ni contractualmente obligatorio. No existe ninguna obligación de facilitar sus datos personales. Sin embargo, el hecho de no facilitarlos puede significar que no podamos informarle sobre el progreso de la investigación y que cualquier información facilitada no pueda ser objeto de un seguimiento o tratamiento adecuados, por ejemplo, porque sería necesario revelar su identidad sobre la base de su consentimiento para tomar medidas de seguimiento o porque sería necesario solicitar más información.
Para el tratamiento de los datos facilitados por usted no se utiliza ninguna toma de decisiones totalmente automatizada (incluida la elaboración de perfiles) con arreglo al artículo 22 del RGPD.

2. base jurídica para el tratamiento
La base jurídica para el tratamiento es el art. 6 párr. 1 frase 1 lit. c GDPR, § 10 y ss. HinSchG para el cumplimiento de una obligación legal a la que está sujeto el controlador.
El tratamiento de categorías especiales de datos personales por parte del Centro de Notificaciones se basa en el artículo 10 de la HinSchG en relación con el artículo 9, apartado 2, del GDPR. El responsable del tratamiento está autorizado a procesar datos personales si ello es necesario para cumplir las tareas establecidas en las Secciones 13 y 14 de la HinSchG.
La base jurídica para el tratamiento de los datos y la revelación de su identidad es la existencia del consentimiento del denunciante de conformidad con el Art. 6 párr. 1 frase 1 lit. a GDPR, Art. 9 párr. 2 lit. a GDPR, §§ 9 párr. 3, 11 párr. 2, 16 párr. 3 HinSchG. Tras la revocación de su consentimiento, los datos se almacenarán con fines de verificación y defensa frente a reclamaciones de responsabilidad (almacenamiento de la revocación) sobre la base del Art. 6 párr. 1 frase 1 lit. f GDPR. El tratamiento de datos dentro de nuestro sistema LECARE se basa en el Art. 6 párr. 1 frase 1 lit. f GDPR.

3. propósito del procesamiento
El procesamiento de datos personales sirve para cumplir con los requisitos legales de la Ley de Protección de Denunciantes (HinSchG). Utilizamos la información que nos proporciona como parte de nuestro sistema de denuncia de irregularidades con el fin de revisar y documentar (Sección 11 HinSchG) los informes, así como para investigaciones internas y externas. Además, la información puede transmitirse a las autoridades competentes en las condiciones del artículo 9 (1) y (2) de la HinSchG.
Si nos ha dado su consentimiento para revelar su identidad, transmitiremos información sobre su identidad a las autoridades competentes para que adopten medidas de seguimiento (Sección 9 (3) HinSchG). Esto también se aplica en caso de que hayamos recibido el consentimiento de las personas que son objeto de una denuncia y de otras personas nombradas en la denuncia (Sección 9 (4) HinSchG). Le informaremos a usted o a las personas afectadas sobre esta divulgación por separado al obtener el consentimiento. El almacenamiento de su revocación se lleva a cabo para poder demostrar los consentimientos previamente otorgados incluso después de la revocación y evitar así cualquier reclamación de responsabilidad.
Estos fines también constituyen nuestro interés legítimo en el tratamiento de datos personales de conformidad con el art. 6 párr. 1 frase 1 lit. f GDPR.

4. DURACIÓN DEL TRATAMIENTO Y CONSERVACIÓN, OPOSICIONES DE OPOSICIÓN, CANCELACIÓN Y ELIMINACIÓN
Los datos personales recogidos y la documentación se eliminarán tres años después de la finalización del procedimiento (art. 11, párr. 5 HinSchG).
Además, los datos facilitados por usted se procesarán durante el tiempo que exija la ley o sea necesario para el cumplimiento de las obligaciones de conservación o la prueba del cumplimiento de las obligaciones de notificación e información.
Usted tiene derecho a revocar en cualquier momento su declaración de consentimiento conforme a la ley de protección de datos. La retirada del consentimiento no afecta a la legalidad del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada. Puede enviar su revocación por correo electrónico o postal al responsable del tratamiento. Una vez que la finalidad o la revocación o retirada de su consentimiento dejen de ser aplicables, los datos que nos haya facilitado se tratarán para cumplir las obligaciones legales de conservación o sobre la base de nuestros intereses legítimos. También podemos almacenar el consentimiento revocado durante un máximo de tres años sobre la base de nuestro interés legítimo para poder demostrar que el consentimiento se dio previamente incluso después de la revocación. Puede oponerse al almacenamiento si sus intereses prevalecen sobre nuestro interés legítimo.

5. destinatarios de los datos
Sólo las personas autorizadas del departamento Legal & Compliance tienen acceso al sistema interno de documentación. En el curso de las investigaciones dentro de nuestra empresa, pueden tener conocimiento de sus datos personales aquellos departamentos y áreas que lo requieran para el cumplimiento de nuestras obligaciones legales o de las finalidades antes mencionadas y que estén autorizados para el tratamiento de dichos datos. Se trata, en particular, de la dirección, los representantes del personal, el responsable de la protección de datos, el responsable de la seguridad de la información, el departamento de RRHH y la oficina de informes.
En el marco de la prestación de servicios, puede encargarse a encargados del tratamiento que contribuyan al cumplimiento de obligaciones contractuales. Si la empresa colabora con proveedores de servicios, como los proveedores de servicios de mantenimiento informático (los denominados encargados del tratamiento). Estos proveedores de servicios sólo actúan siguiendo instrucciones y están obligados a cumplir los requisitos de protección de datos aplicables mediante un contrato de procesamiento de pedidos prescrito por la ley de protección de datos
.
Hemos celebrado un contrato con el centro interno de informes subcontratado de conformidad con el artículo 14 de la HinSchG para la realización de las tareas de un centro interno de informes para FFT Produktionssysteme GmbH & Co KG. El tratamiento se lleva a cabo en el marco de la responsabilidad conjunta de conformidad con el art. 26 GDPR.
Si los interesados no son empleados de FFT Produktionssysteme GmbH & Co. KG, sino de otra empresa del Grupo, sus datos serán transferidos a FFT Produktionssysteme GmbH & Co. KG, departamento Legal & Compliance para su posterior procesamiento
, ya que el procesamiento de datos en relación
con la Ley de Protección de Denunciantes está centralizado allí dentro de nuestro grupo de empresas para las empresas afiliadas en el grupo. Hemos concluido un acuerdo sobre la realización de las tareas de un centro de denuncia interno para el empleador en el marco de la responsabilidad conjunta de conformidad con el Art. 26 GDPR para los datos de los interesados a procesar.
Podemos transferir datos personales a las autoridades estatales (como la policía, la fiscalía, los tribunales o las autoridades de supervisión) o a abogados externos, auditores
u otros profesionales obligados al secreto profesional, en la medida en que exista una obligación legal de hacerlo de conformidad con el Art. 6 párrafo 1 frase 1 lit. c GDPR o de conformidad con el Art. 6 párrafo 1 frase 1 lit. f GDPR es necesario para la afirmación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales y no hay razón para suponer que nuestros denunciantes tienen un interés superior digno de protección en no revelar los datos. Si se revelan datos sobre la identidad de un denunciante u otras circunstancias que permitan extraer conclusiones sobre la identidad de esta persona a las autoridades policiales o judiciales o sobre la base de resoluciones judiciales, le informaremos con antelación de esta revelación y le comunicaremos los motivos de la misma, a menos que la autoridad competente o el tribunal hayan declarado que la información pondría en peligro las investigaciones, pesquisas o procedimientos judiciales pertinentes.
En la medida de lo posible, la divulgación se realizará sin facilitar datos personales.

6. transferencia de datos a terceros países
Los datos facilitados por usted se transferirán a un tercer país sin proporcionar datos personales y sólo si es necesario para procesar el informe debido a una referencia a un tercer país. Si la investigación también afecta a empresas del grupo en un tercer país, le informaremos y obtendremos su consentimiento para la transferencia de sus datos personales.

V. Derechos del interesado

Si procesamos sus datos personales, usted como interesado tiene los siguientes derechos frente a nosotros como responsables del tratamiento:

1. derecho a la información, Art. 15 GDPR
Tiene derecho a la información (gratuita) sobre sus datos personales recopilados y almacenados en cualquier momento en el marco de las disposiciones legales aplicables. Esto incluye, entre otras cosas, información sobre los fines del tratamiento, su origen y destinatarios, el periodo de almacenamiento y la existencia de diversos derechos.

2. Derecho de rectificación, Art. 16 GDPR
Usted tiene derecho a la rectificación (también en el sentido de completar) de sus datos frente al responsable del tratamiento si los datos personales tratados que le conciernen son incorrectos o incompletos a efectos del tratamiento. El responsable del tratamiento debe llevar a cabo la rectificación sin dilaciones indebidas.

3. derecho de supresión, Art. 17 GDPR
Puede solicitar la supresión de sus datos personales en cualquier momento en las condiciones del Art. 17 GDPR, a menos que subsistan circunstancias que autoricen u obliguen al responsable a seguir tratando sus datos personales (por ejemplo, obligaciones legales de conservación).

4. derecho a la restricción del tratamiento, Art. 18 GDPR
Si se cumplen los requisitos legales, puede solicitar una restricción del tratamiento de sus datos personales en el ámbito del Art. 18 GDPR.

5. derecho a la portabilidad de datos, Art. 20 GDPR
Si nos ha proporcionado datos personales, tiene derecho a transferir los datos que nos ha facilitado dentro del ámbito del Art. 20 GDPR.

6. derechode oposición, Art. 21 GDPR
Tiene derecho a oponerse al tratamiento basado en un equilibrio de intereses, exponiendo los motivos derivados de su situación particular.

7. Derechoa retirar su consentimiento, Art. 7 párrafo 3 GDPR
Tiene derecho a retirar su declaración de consentimiento en virtud de la ley de protección de datos en cualquier momento. La legalidad del tratamiento de datos realizado hasta la revocación no se verá afectada por ésta. Puede enviar la revocación por correo electrónico o por correo postal al responsable.

8. derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control
Sin perjuicio de cualquier otro recurso administrativo o judicial, tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control en materia de protección de datos, en particular en el Estado miembro de su residencia habitual, lugar de trabajo o lugar de la presunta infracción, si considera que el tratamiento de los datos personales que le conciernen infringe el RGPD.

La autoridad supervisora responsable de nosotros es: El Comisionado de Hesse para la Protección de Datos y la Libertad de Información Gustav-Stresemann-Ring 1 65189 Wiesbaden. Si se encuentra en otro Estado federado o fuera de Alemania, también puede ponerse en contacto con la autoridad de protección de datos de ese Estado.